SOALAN LAZIM

BAHAGIAN KHODMAT PENGURUSAN

 

1. Soalan : Bagaimanakah cara untuk membuat tempahan bilik mesyuarat/ kenderaan Jabatan?

     Jawapan : Tempahan bilik mesyuarat/ kenderaan Jabatan boleh dilakukan secara atas talian melalui Sistem ePTGS (bagi kakitangan dalaman).

                      Pengguna luaran boleh menghantar surat/ emel permohonan kepada Ketua Jabatan bagi tindakan selanjutnya.

 

2. Soalan : Bilakah waktu berurusan di Stor Utama Bahagian Khidmat Pengurusan?

Jawapan : Waktu berurusan bagi pengguna mengambil barang di Stor Utama BKP adalah pada hari Rabu (waktu pejabat). Sebarang perubahan, akan dimaklumkan dari semasa ke semasa.

      

3. Soalan : Bolehkah seorang pegawai menyemak buku rekod perkhidmatannya?

Jawapan : Boleh. Unit Perkhidmatan juga akan mengadakan Sesi Semakan buku rekod perkhidmatan sebanyak dua (2) kali dalam satu tahun.

 

4. Soalan : Bolehkah anggota perkhidmatan Awam mendapat cuti tanpa rekod kerana kematian ahli keluarga terdekat?

Jawapan : Mengikut Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia (MyPPSM) Ceraian SR.5.2.1, anggota Perkhidmatan Awam layak diberi Cuti Tanpa Rekod selama 3 hari untuk menziarahi jenazah serta membantu urusan kematian ahli keluarga terdekat. Tempoh 3 hari tersebut, meliputi hari rehat mingguan dan hari kelepasan am.

             

5. Soalan : Sekiranya saya diarahkan untuk membuat Kerja Lebih Masa, adakah saya layak untuk membuat tuntutan dan sekiranya saya layak, dokumen apakah yang diperlukan untuk saya membuat tuntutan?

Jawapan : Seseorang pegawai layak untuk membuat tuntutan jika pegawai berikut adalah dari kumpulan sokongan iaitu dari Gred 1-36 (Perintah Am 14 - Bab G). Dokumen yang perlu dikemukakan adalah seperti berikut:

1. Borang Tuntutan Elaun Kerja Lebih Masa/ Tuntutan Perjalanan
2. Borang Permohonan Untuk Bertugas Rasmi Di Luar Kawasan Ibu Pejabat (jika berkaitan)
3. Surat arahan bertugas
4. Surat panggilan program/ kursus/ bengkel/ mesyuarat
5. Salinan penyata akaun
6. Salinan penyata slip gaji
7. Resit asal (jika berkaitan)

   Sebarang tuntutan adalah tertakluk kepada Arahan Pentadbiran PTGS Bilangan 1 Tahun 2023 yang sedang berkuatkuasa.

 

6. Soalan : Bagaimanakah penetapan kaedah perolehan?

Jawapan : Penatepan kaedah perolehan berdasarkan anggaran nilai perolehan penggunaan setahun atau nilai satu kontrak yang bertempoh.

             

7. Soalan : Apakah had nilai pembelian terus dan syarat-syaratnya?

Jawapan : Had nilai pembelian terus adalah sehingga RM50,000 bagi setiap jenis item/ perkhidmatan atau sesuatu kontrak. Pembelian terus boleh dibuat daripada mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera.

 

8. Soalan : Bolehkah pembelian terus sehingga RM50,000 dilaksanakan untuk semua jenis perolehan bekalan dan perkhidmatan?

Jawapan : Pembelian terus sehingga RM50,000 boleh dilaksanakan bagi kebanyakan perolehan bekalan dan perkhidmatan tertakluk kepada Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) atau Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP) atau Arahan Perbendaharaan yang berkuat kuasa.

 

9. Soalan : Bolehkah pembelian terus dibuat daripada pembekal yang sama?

Jawapan : Selaras dengan prinsip-prinsip perolehan Kerajaan, perolehan secara pembelian terus hendaklah tidak tertumpu kepada pembekal yang sama/ tertentu dan semua pembekal hendaklah diberi peluang yang sama.

 

10. Soalan : Berapakah had nilai bagi perolehan secara sebut harga untuk perolehan bekalan dan perkhidmatan?

Jawapan :

1. Had nilai bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan secara sebut harga adalah seperti berikut:    

Had Nilai	Kaedah dan Syarat Perolehan	Pihak Berkuasa Melulus
Melebihi RM50 ribu hingga RM100 ribu setahun atau sesuatu kontrak	Dilaksanakan secara sebut harga mengikut tatacara seperti berikut: Pelawaan kepada pembekal tempatan (di negeri berkenaan) yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan, menepati kriteria kelayakan dan bertaraf Bumiputera; Tempoh notis adalah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari berturut-turut; dan Penilaian sebut harga boleh dibuat secara satu (1) peringkat ATAU dua (2) peringkat.	Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH) yang dilantik oleh Pegawai Pengawal
Melebihi RM100 ribu hingga RM500 ribu setahun atau sesuatu kontrak	Dilaksanakan secara sebut harga mengikut tatacara seperti berikut: Pelawaan kepada pembekal tempatan (di negeri berkenaan) yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan menepati kriteria kelayakan; Tempoh notis adalah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari berturut-turut; dan Penilaian sebut harga boleh dibuat secara satu (1) peringkat ATAU dua (2) peringkat.	Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH) yang dilantik oleh Pegawai Pengawal.

 

2. Had nilai bagi perolehan kerja secara sebut harga adalah seperti berikut:

 

1. Perolehan kerja bernilai melebihi RM50 ribu hingga RM500 ribu hendaklah dipelawa secara sebut harga dengan kontraktor yang berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) mengikut kategori dan pengkhususan yang berkenaan seperti berikut:

 

1. Perolehan yang bernilai melebihi RM50 ribu hingga RM200 ribu hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan/daerah Gred G1;
2. Perolehan yang bernilai melebihi RM200 ribu hingga RM500 ribu hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan Gred G2; dan
3. Semua perolehan kerja elektrik yang bernilai melebihi RM50 ribu hingga RM500 ribu hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor elektrik tempatan.

 

2. Kerja-kerja kecil seperti menebuk lubang, mengubahsuai tandas, kerja-kerja pendawaian dan kerja-kerja lain yang melibatkan struktur bangunan hendaklah dirujuk dan mendapat persetujuan Jabatan Kerja Raya terlebih dahulu.

 

3. Bagi kerja-kerja kecil yang hendak dijalankan oleh agensi di bangunan guna sama (Bangunan yang digunakan oleh pelbagai Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun) kelulusan hendaklah diperolehi terlebih dahulu daripada Bahagian Pengurusan Hartanah, Jabatan Perdana Menteri; dan

 

Untuk kerja-kerja tambahan atau pengubahsuaian yang melibatkan bangunan yang disewa, kebenaran tuan punya bangunan hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Kementerian/Jabatan bolehlah menggunakan perkhidmatan perunding yang bertanggungjawab ke atas bangunan tersebut dan jika perunding berkenaan enggan, Kementerian/Jabatan bolehlah melantik perunding sendiri dengan mengikut peraturan semasa yang berkuat kuasa.

 

11. Soalan : Berapa lamakah tempoh sah laku sebutharga bagi nilai melebihi RM50,000 sehingga RM500,000? Adakah 90 hari dari tarikh tutup notis pelawaan?

Jawapan : Tempoh sah laku tawaran adalah seperti di Kaedah Perolehan Kerajaan PK 2 hendaklah tidak melebihi 90 hari dari tarikh tutup sebut harga. Walau bagaimanapun, agensi dinasihatkan untuk menetapkan tempoh sah laku yang lebih singkat agar sebut harga diputuskan secepat mungkin.

 

12. Soalan : Agensi telah mempelawa (5) lima Syarikat untuk menyertai satu sebut harga, namun hanya tiga (3) syarikat yang mengemukakan tawaran tersebut, bolehkah agensi meneruskan proses sebut harga tersebut?

Jawapan : Agensi boleh meneruskan proses sebut harga tersebut kerana Agensi telah pun mematuhi syarat sah pelawaan sebut harga dengan mempelawa lima (5) syarikat. Tiga (3) syarikat yang mengemukakan tawaran tersebut perlulah diproses seperti biasa dan sekiranya melepasi Jawatankuasa Penilaian (harga & teknikal), syarikat boleh disyorkan kepada Jawatankuasa Sebut Harga untuk diputuskan. Walau bagaimanapun Jawatankuasa Sebut Harga perlulah berpuas hati dengan penyertaan tiga (3) sahaja syarikat dalam sebut harga tersebut. Sehubungan itu Agensi adalah digalakkan untuk mempelawa lebih daripada lima (5) syarikat untuk mendapatkan lebih persaingan dan nilai faedah terbaik.

 

13. Soalan : Adakah surat niat yang dikeluarkan bukti kontrak telah dikeluarkan?

Jawapan : Surat niat tidak mengikat Kerajaan kepada satu perjanjian kontrak dan tidak memberi implikasi bahawa satu kontrak telah wujud.

 

14. Soalan : Apakah yang dimaksudkan dengan Surat Setuju Terima (SST)?

 

Jawapan : Surat Setuju Terima (SST) ialah surat yang mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen tender, draf dokumen kontrak yang telah dikeluarkan terdahulu, syarat-syarat yang telah dipersetujui di dalam Surat Niat dan syarat-syarat lain yang telah dipersetujui. SST hendaklah dikeluarkan kepada kontraktor yang berjaya setelah semua rundingan selesai dan persetujuan dicapai. Semua syarat dan perubahan yang telah dipersetujui dalam rundingan hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam SST. SST ialah dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada dokumen kontrak.